Ứng dụng công nghệ mã vạch vào quản lý thư viện

Một thư viện hiện đại rất cần sự phát triển theo hướng công nghệ hiện đại. Một thư viện hiện đại là một thư viện gắn liền với công nghệ thông tin. Nghĩa là phải tự động hóa hoàn toàn trong các hoạt động của thư viện.

Hiện nay, các thư viện đang sử dụng một phần mềm cho hệ thống quản trị thư viện (Library System) để quản lý các hoạt động nghiệp vụ thư viện. Đặc biệt trong phần mềm này có sự tham gia của một máy đọc mã vạch hay con gọi là đầu đọc mã vạch, máy quét mã vạch (Scanner). Máy có tác dụng giúp thủ thư trong khâu quản lý sách và thẻ thư viện một cách chính xác và nhanh gọn hơn. Rất tiện lợi, nhanh chóng và chính xác trong khâu quản lý mượn, trả sách và trong các công tác nghiệp vụ thư viện khác không như cách quản lý sách truyền thống, gây việc khó khăn trong ghi chép, tỉ lệ sai sót nhầm lẫn cao mất nhiều thời gian và chi phí hơn.

Có thể hình dung công tác nghiệp vụ thư viện với sự tham gia của đầu đọc mã vạch như sau:
 
Đối với việc xử lý sách: Khác với cách làm truyền thống trước đây, khi mua sách mới về, thư viện chỉ cần dán cho mỗi cuốn sách một mã vạch (bar code), mã vạch này chính là số kí hiệu riêng của mỗi cuốn sách. Sau đó, mỗi cuốn sách sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu của hệ quản trị thư viện. Khi đã có dữ liệu trong máy vi tính, cùng với mã vạch, người xử lý sách sẽ dễ dàng và nhanh chóng in ra nhãn sách.

Đối với việc mượn trả sách và quản lý thẻ thư viện: Sau khi độc giả tìm được một cuốn sách và muốn mượn, thay vì phải mất công ghi phiếu yêu cầu, ở đây độc giả không cần phải làm thủ tục gì ngoài việc đưa thẻ thư viện cho thủ thư. Nhờ máy quét mã vạch, thủ thư chỉ cần đưa thẻ thư viện có mã vạch của độc giả và đưa mã vạch của cuốn sách qua máy là xong. thủ tục nhanh gọn, chính xác, không mất thời gian và công sức của thủ thư cũng như độc giả. 
Việc trả sách cũng tương tự như vậy. Thủ thư chỉ cần đưa mã vạch của cuốn sách và mã vạch của thẻ thư viện qua máy quét mã vạch là xong thủ tục trả sách.

Với lợi ích trong việc quản lý sách và độc giả tốt như vậy, thiết nghĩ mỗi thư viện nên trang bị thêm cho hệ thống quản trị thư viện của thư viện mình một máy đọc mã vạch. Và nếu ý tưởng thẻ thư viện dùng chung cho tất cả các độc giả ở các trường đại học thành hiện thực thì nên chăng cấp loại thẻ có mã vạch này cho các độc giả..Trong thư viện, ngoài việc kiểm soát lưu thông tài liệu, mã vạch còn giúp ích rất nhiều để tăng tốc độ kiểm kê kho sách báo, để theo dõi sách nhập về ở khâu bổ sung, gọi ra sao chép lại các biểu ghi mô tả đã có sẵn trong các cơ sở dữ liệu của nhà xuất bản hay phát hành hoặc do nơi khác tạo lập thay vì phải biên mục lại từ đầu.