Những điều cần biết về máy chấm công nhân viên

1/ Tác dụng của máy chấm công?

Máy chấm công ghi nhận thời gian ra-vào của nhân viên, ghi lại thời gian làm thêm, ca làm việc, nghỉ phép,…  để làm cơ sở cho việc tính lương. Giúp quản lý thời gian làm việc, giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép giấy tờ trước đây. Ngoài ra máy chấm công có thể kiểm soát việc ra vào của nhân viên.

Máy chấm công nhân viên

2/ Có những loại máy chấm công phổ biến nào?

- Máy chấm công vân tay.

- Máy chấm công thẻ từ.

- Máy chấm công thẻ giấy.

- Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt.

3/ Nguyên lý hoạt động của máy chấm công.

Chỉ gồm 1 thiết bị đọc vân tay, thẻ từ...kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên (máy chấm công thẻ giấy không kết nối máy tính).

4/ Nêu ưu-nhược điểm của từng loại máy chấm công hiện nay?

a) Máy chấm công vân tay

Ưu điểm: 

- Không thể chấm công hộ nhau.

- Hạn chế tình trạng quên thẻ, mất thẻ

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng chấm công lớn.

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và báo cáo trên máy tính.

Nhược điểm:

- Không thích hợp với các nhà máy sản xuất hóa chất,...vì vân tay có thể bị mờ, mất vân tay.

- Chấm công lâu hơn dùng thẻ quẹt. Do đó có thể phải lắp đặt  nhiều máy nếu số lượng nhân viên đông, mật độ ra vào cao.

b) Máy chấm công thẻ từ

Ưu điểm:

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng chấm công thường lớn hơn máy chấm công vân tay.

- Có thể kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công (tiết kiệm chi phí in thẻ).

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính,

Nhược điểm:

- Có thể chấm công giúp nhau.

- Đầu tư tiền mua thẻ

- Nhân viên có thể mất thẻ hoặc quên thẻ.

c) Máy chấm công thẻ giấy

Ưu điểm: 

- Chi phí ban đầu thấp, sử dụng đơn giản, không cần đến máy tính hay phần mềm

- Hiệu quả chấm công ổn định.

- Thao tác nhanh chóng.

Nhược điểm:

- Có thể chấm công giúp nhau.

- Đầu tư tiền mua giấy, thay ruy băng mự- c in.

- Đầu in bị mài mòn theo thời gian.

- Nhân viên luôn phải mang và bảo quản thẻ (có thể bị rách, ướt, hoặc mất thẻ...)

- Tổng hợp theo dõi thủ công.

d) Máy chấm công khuôn mặt

Ưu điểm:

- Không thể chấm công giúp nhau. Tính bảo mật cực cao.

- Ổn định trong quá trình chấm công.

- Kết nối Lan, Internet.

- Phân quyền quản lý.

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Tổng hợp báo cáo, chấm công trên phầm mềm.

Nhược điểm:

- Chi phí ban đầu cao, chi phí bảo hành, bảo trì cao.

- Thời gian chấm công lâu hơn thẻ.

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công

5/ Những thông số kỹ thuật cần quan tâm khi mua máy chấm công?

- Kiểu chấm công: vân tay / thẻ từ / thẻ giấy / khuôn mặt.

- Khả năng quản lý (bao nhiêu vân tay, bao nhiêu thẻ, bao nhiêu khuôn mặt) và dung lượng bộ nhớ (lưu trữ được bao nhiêu bản ghi).

- Mật độ người sử dụng: do thời gian chấm công luôn bị hạn chế, chẳng hạn khoảng 15’ trước giờ bắt đầu làm việc. Trong khoảng thời gian này, nếu chấm bằng vân tay thì 1 máy chấm được 150 người (tốc độ 6s/ người), nếu chấm bẳng thẻ thì được 450 người (2s/người).

- Kết nối với máy tính.

- Tốc độ nhận diện vân tay, khuôn mặt,... (thường từ 0.5 - 3s).

- Xuất xứ.